東京支部会員名簿改定の件 (2019.11.8)

[堀明子]

題記の件につき、名簿担当副支部長の荻村様より下記の提案がなされています。

『次期支部総会は「会員名簿」冊子の改訂年度ですが年明け早々には具体的で無くても大まかな話、指示を頂き少しずつ準備が必要だと思われますがご検討の程お願い致します。
11/30にお会い出来ますが忘年会ですから具体的に議論する事は無いと思いますので取り敢えず私の心づもりを連絡して置きます。
荻村 美智子』

皆様のお手元にある会員名簿は”平成28年度”版で、これまで通りとするならば来年、令和2年が改訂版発行年度になります。

一方、昨今の個人情報保護を重要視する流れからすると、安易に全員の氏名住所をまとめ印刷物として、たとえ会員限定であれ、配布あるいは販売することは再考する余地があると考えます。

武陵会本部室原事務局長によれば、3年前までは武陵会会員名簿を発行、新規卒業生には記念品として配布、OBその他希望者には販売していたのを、その後は発行を中止、今日に至っているという事です。ただしこの措置は”個人情報保護”という観点ではなく、”需要が薄い”という理由だそうです。勿論、本部事務局ではパソコン上で名簿は管理されていて、本部の判断で希望者には支障がない範囲での名簿情報を開示するという事です。

さて、このような状況で、東京支部はどのように決定するか、まったく公開しない、一部公開する、これまで通り印刷・配布する、等々、皆様のご意見をお寄せください。

倉町様・堀様に運営していただいている東京支部ブログ（ホームページ）上に名簿を公開する件で以前検討した際には、”個人名の掲載はせいぜい学年幹事レベルまででしょう”という、当支部法務担当副支部長原知良様の御見解をいただき、名簿の公開は断念した経緯があったことを付記しておきます。(注1)

東京支部長・緒方浩二郎

[堀明子]

緒方支部長　様

お疲れ様です。

名簿の件、時代の流れで不要という声も多々ありと思います。
私の手元に平成20年から三冊ありますが、つい先日この名簿が活躍しました。
幼なじみが郡山市に在住で、台風の被害がひどいニュースを聞いて連絡したところ、電話の応答がなく、避難しているかと心配しました。
ふと、弟が都内在住だと思い出して名簿を探して弟に電話をかけて、同級生の無事を確認できました。これも名簿があったおかげです。
これまでも、この名簿で連絡を取ることができたことが数回ありました。
不要とは言い難いかなと思ったりもしますが、費用のこと、会員の減少を考えると結論として、不要とならざるを得ないと思います。

上瀧　<2019年11月15日 午後 6:05>

[堀明子]

ご意見、多謝。
組織にとって、名簿を共有することは”不要”とは思いません。組織の団結、活性化にとって極めて有力な手段であると確信しております。

それに対して、情報化社会の進化に伴い、どこからか同窓会名簿を入手してセールスをかけるなどの、名簿を悪用する人々が出てきているのも事実です。小生も”どうしてこんなダイレクトメールが届くのだろう”と不審に思うことがあります。

このように”勝手に”個人情報を入手されていることに対して嫌悪感を抱く人も多くなっており、十数年前から名簿は印刷しない、という風潮が広まっているのです。

組織の便宜より個人情報の秘匿を重んじることにしようという合意が形成されつつあるのですから、残念ながらこれには抵抗できませんね。

緒方浩二郎　<2019/11/15, Fri 19:05>

[堀明子]

武陵会東京支部の運営に関してましてご協力いただいており、ありがとうございます。
　題記の件に関し、下記に引用したメールを支部役員に配信、ご意見を伺っているところですが、そろそろ集約するタイムリミットが近づいております。
　支部として名簿の印刷版を発行することについては、個人情報保護の観点、費用の面で十分な検討を要する案件です。

　一堂に会して審議する時間的余裕がありませんので、このメールにより、学年幹事以上の方々の意見を伺うことにしました。

返信メールで回答いただければ幸いです、

１　これまで同様名簿を発行する。　→名前を出したくないという人も増え
ていますがそれへの対応を考える必要があります。
２　名簿は発行しない。→名簿担当副支部長荻村様が管理する電子データ版
をベースに、必要な範囲でデータを提供する。但しこれではだいぶ不自
由になります。
３　その他ご提案があればお寄せください。

緒方浩二郎 　<2019/11/25, Mon 19:05>

[堀明子]

毎々お世話をお掛けしております。
以前有田の後輩からも名簿記載について、名前はいいが後の情報は記載しないでほしい等連絡がありました。
中々妙案はございませんが、名簿担当副支部長荻村様が管理する電子データ版をベースにし各学年幹事が共有する程度にしておけばいいかなとおもいます。
よろしくお願いします。

深海　拝　<2019年11月26日 午前 11:06>

[堀明子]

早速の御意見、ありがとうございます。いろいろ考えねばならない時代になりましたね。

緒方浩二郎　<2019/11/26, Tue 11:16>

[堀明子]

緒方 様

4年毎に発行される会員名簿改定版冊子、個人情報の観点から色々考慮して
印刷物は無くす方向へと進むのが妥当だと思いますが今回は慣例通り発行して今後総会までに各学年幹事が自分の学年の意見をまとめ3月の幹事会で事務局として判断して冊子廃止と決まれば5月30日の支部総会で支部長が今回を最後に廃止する旨を報告する事で如何でしょう？

上記の意見から

3 で 今回はこれまで同様名簿冊子を発行して支部総会で4年後の令和6年から廃止する旨を報告する。

16回卒 荻村 美智子　<2019年11月26日 午前 11:13>

[堀明子]

ご提案有難うございます。考えます。

緒方浩二郎　<2019/11/26, Tue 11:18>

[堀明子]

緒方さま

お世話になっております。
42回卒の池田です。
本件、私としては、2の不要と考えています。
よろしくお願いいたします

池田 <2019年11月26日 午後 10:47>

[堀明子]

緒方様

いつもお世話になっております。
先日の忘年会でも大変お世話になり、誠に有難うございました。
さて、名簿の件ですが、私としては「2. 発行しない」で良いように考えております。
現在、メールでのやり取りが主流になっておりますし、欲しい方がいらっしゃれば、その都度対応する方が効率的のように思います。
（幹事会に出席されている方々の負担が大きくなるのかもしれませんが。）

以上、ご検討の程、何卒宜しくお願い致します。

西山　泰孝（45回卒） <2019年11月27日 午前 1:10>

[堀明子]

平素は、何かとお世話になり、ありがとうございます。
名簿は、近時の個人情報保護の必要性の高まりもありますが、個人の同意を得て名簿を発行すべきと考えます。同意を得る努力労力も必要ですが。
データは、支部活動の基礎であり、同期会も含めて有用でありますので、同意を得たものだけでも発行したほうが良いと考えます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平川正巳 <2019年11月27日 午前 9:11>

[堀明子]

32回卒　堀です。
表題の件でご連絡が遅くなり大変申し訳ありません。
全くの私個人の考えではこれまで「名簿を使って何かをした」ということもないので（同期以外）、データとして事務局にあればいいのかな、と思っていました。
が、とても単純な自分の考えだけでは心許なく、現在もやりとりのある同期の意見を聞いてみました。
10人程度いますが、そのうち２名から返信がありました。

意見としては
「自分は特に必要としないが、先輩方で楽しみにしている方が多いのではないか」
「同窓会として名簿作成はメインとも言えることなので続けていいのではないか。4年後ごとが大変とか経費の問題なら期間を延ばしてもいいのでは」というものでした。

残りは返信がないということは

「どっちでもいいですよ」もしくは「要りません」
ということだと思われます。

そうこうしているうちに荻村先輩のご意見を拝見しました。

「今回は慣例通り発行して今後総会までに各学年幹事が自分の学年の意見をまとめ、3月の幹事会で事務局として判断して冊子廃止と決まれば5月30日の支部総会で支部長が今回を最後に廃止する旨を報告する」

というものに賛同します。

32回卒としては、「名簿には載っているが、全く同窓会への参加や何らかのアクションがない人」について、名簿（データ）そのものから削除すべきではないか？　という意見もあります。そこも含め、次回幹事会までに「独自アンケートの発送／回収」を行ってみたいと思っています。

毎度文章にまとめるのが下手で申し訳ありません。

以上です。

どうぞよろしくお願いします。

[堀明子]

緒方様　こんにちわ、多久島です。いつもご苦労様です。急に寒くなってきましたね。名簿の件、小生意見は、廃止です。事務局では従来どおりデータベースで管理頂き、印刷した名簿を配布するのは手間、コスト、個人情報保護の点から廃止した方がよいと思います。小生の会社の社友会の名簿も最近、配布するのをやめましたが、特に支障は出ていません。よろしくお願いいたします。　

18回卒幹事　多久島嘉久 <2019年11月28日 午後 3:10>

[堀明子]

緒方様

お世話になっております。
高44回卒の松尾です。お元気ですか？
以下、回答致します。
よろしくお願い致します。

名簿については発行する。

しかしながら、名簿掲載を良しとされない方もいらっしゃいますので、次回の総会の案内に名簿の記載について各個人の承認を得るようにして、記載拒否の連絡があった方だけ名簿から外して、次回の総会後に発行すれば良いかと思います。
よろしくお願い致します。

高44回卒 松尾雅彦 <2019年11月27日 午後 9:03>

[堀明子]

緒方支部長様

高20回卒学年幹事の田中です！
私の意見は名簿の改定印刷は止める方向です。
いくつかOB会の役員をやっていますが、昨今名簿印刷はやめています。
しかしながら、データの管理は今まで通り行っていく。　　　　　
以上ですよろしくお願いします。

高20回 田中 <2019年11月28日 午前 5:31>

[堀明子]

ご回答多謝。
他団体の動向も知りたいところです。

佐賀西高東京支部、鹿島高校東京支部などがどんな風にやっているのか、情報を得られませんか？

緒方浩二郎　<2019/11/28, Thu 16:35>

[堀明子]

あいにく佐賀西、鹿島の知り合いがいませんので！すみません土下座‍♂️土下座‍♂️

高20回 田中 <2019年11月28日 午後 9:09>

[堀明子]

分かりました。情報がありましたらご提供ください。

緒方浩二郎　<2019/11/29, Fri 17:46>

[堀明子]

緒方支部長殿

掲題の件、17回卒としては以下の回答とさせて頂きます。

＊電子情報の管理、更新を行い、現状通り、冊子形式の名簿を発行する。

・これ以上待っても、回答が増えそうに無いため、上記をメンバーの総意
　と致します。
・個人的には、学年幹事名が分かる様な体制で、個人情報が必要な時は、
　支部へ要求し情報を入手する様にする事で十分かと思います。
・名簿管理担当者の心労、且つ今後の支部メンバーの年齢構成並びに
　加入人員数の減少傾向から考えると、極力省ける部分は省くべきでは
　ないかと思います。

17回卒　学年幹事　倉町 <2019年12月04日 午後 2:19>

[堀明子]

緒方支部長　様

同窓会支部総会の運営と改革活動ご苦労様です。
忘年会に参加できず残念でした。

ご下問の件、
　個人情報公開に関する社会の変化に対応し、名簿発行は逆行の感がございます。
　私の関係するすべての団体は、個人保護法制定の時点から、名簿発行は皆無です。
参考になれば幸甚です。

坂井勝則 <2019年12月05日 午後 8:17>

[堀明子]

題記の件、13期～45期の学年幹事様でe-mail環境にある方のご意見を伺いましたところ、現在までに13名の方より回答をいただいております。それぞれ貴重なご意見で、いずれも東京支部ブログに公開しておりますので、ご覧ください。

結果をまとめたものを添付します。

これによりますと、印刷版改訂版を発行するとしても、個人情報保護の観点から”名簿記載の可否を個々の会員に問合せ、可とした方のみ記載する”という手続きが前提というご意見です。そうした場合に、特に若年会員の中には、”記載不可”がかなりの割合になることが予想され、これでは会員の結束を目的とする名簿発行が、かえって分断を助長することになり、ひいては年会費徴収にも悪影響を及ぼす事態になりねないことが危惧されます。

それに対して、各種のこうした私的団体では名簿発行を見合わせるようになっており、名簿廃止後も特に支障を来してはいないという社会の現状に沿って、当支部においても印刷版の発行は廃止、電子データでしっかり管理するという方向で良しとする意見が多数を占めています。

そこで、私案ですが、印刷版発行はやめて電子データ管理と決することとし、下記のような運用ではいかがでしょうか。

１　名簿情報（電子データ）を荻村副支部長様に集中して管理する。

２　名簿情報（電子データ）の開示の要求があった場合には荻村様の判断で対応する。

３　各学年幹事にはその学年の会員データを電子データ（必要な場合は印刷物）で開示し、学年会員からの問い合わせ対応など、学年データに関する管理責任を委譲する。必要があれば荻村副支部長と協議する。

４　総会開催案内兼会費納入依頼の通知に支部役員名簿（支部ブログに公開中）を同封し、名簿管理体制に関するこれらの経緯を周知する。

５　４の通知書のあて先不明、または脱会・退会等、個々の会員の動向で名簿に反映する事項が出来した場合は学年幹事、荻村副支部長様で協議の上電子データの更新などのメンテを行う。

添付：　結果をまとめた資料　(2019.12.16更新)

東京支部長　緒方浩二郎　<2019/12/9, Mon 10:49>　

返信 – リンクを添付ファイルとして追加
武陵会東京さんがコメントしました。2019年12月6日 16:28
緒方支部長　様

同窓会支部総会の運営と改革活動ご苦労様です。
忘年会に参加できず残念でした。

ご下問の件、
　個人情報公開に関する社会の変化に対応し、名簿発行は逆行の感がございます。
　私の関係するすべての団体は、個人保護法制定の時点から、名簿発行は皆無です。
参考になれば幸甚です。

坂井勝則 <2019年12月05日 午後 8:17>

[堀明子]

荻原 様

27回卒 谷口です。

この段階での連絡となりました事、深くお詫び申し上げます。
既に、意見集約も終了している状況にあると思いますが、返信させて頂きます。
個人の立場として応えていいものか、判断に悩みますが、個人的には印刷物名簿の発行は必要無いという考えです。
一方で、これまでの経緯、背景に加え、毎年の総会で配布される名簿を心待ちにしている方もいらっしゃるのではという事などを充分に考慮した上での判断が必要かと考えます。
また、ご連絡頂いている内容にある様に、印刷物、データに関わらず、名前(住所)を出したく無いという方への対応をどうするか大きな課題であると思います。
これ以外にも検討すべき点は多数あると思われ、メールにて回答する事が厳しいというのが正直なところです。
但し、方向としては考えていらっしゃる方向かと思いますし、どこかでの判断は必要かと思います。
結論としては、幹事会の案件として、幹事会に掛け、そこで決定されたものを、最終判断とする。

という事かと考えます。

長文の中、求められている回答となっていない点、お詫び申し上げます。
返信遅くなりました事、重ねてお詫び申し上げます。

何卒、よろしくお願い申し上げます。

27回卒 谷口 <2019年12月09日 午後 7:22>

[堀明子]

緒方支部長　様

お疲れ様です。
返信が遅くなり申し訳ありません。
名簿発行に賛成致します。
今般の状況からは、逆行することではありますが、同窓生の中だけの配布ですのでいいと思います。
全体の取りまとめに苦慮されると思いますが、あとは支部長に一任致しますのでよろしくお願い申し上げます。

上瀧

追記　個人情報云々といいつつ、いろんなポイントカードを持てば、自分で情報を公開しているのと同じと思いますが、名簿とどう違うのでしょうか？って私は思うのでけど。

上瀧 <2019年12月15日 午後 6:11>

[堀明子]

荻村様

題記の件、13期～45期の学年幹事様でe-mail環境にある方のご意見を伺いましたところ、現在までに13名の方より回答をいただいております。それぞれ貴重なご意見で、いずれも東京支部ブログに公開しておりますので、ご覧ください。

結果をまとめたものを添付します。

これによりますと、印刷版改訂版を発行するとしても、個人情報保護の観点から”名簿記載の可否を個々の会員に問合せ、可とした方のみ記載する”という手続きが前提というご意見です。そうした場合に、特に若年会員の中には、”記載不可”がかなりの割合になることが予想され、これでは会員の結束を目的とする名簿発行が、かえって分断を助長することになり、ひいては年会費徴収にも悪影響を及ぼす事態になりねないことが危惧されます。

それに対して、各種のこうした私的団体では名簿発行を見合わせるようになっており、名簿廃止後も特に支障を来してはいないという社会の現状に沿って、当支部においても印刷版の発行は廃止、電子データでしっかり管理するという方向で良しとする意見が多数を占めています。
そこで、私案ですが、印刷版発行はやめて電子データ管理と決することとし、下記のような運用ではいかがでしょうか。

１　名簿情報（電子データ）を荻村副支部長様に集中して管理する。支部
２　名簿情報（電子データ）の開示の要求があった場合には荻村様の判断で対応する。
３　各学年幹事にはその学年の会員データを電子データ（必要な場合は印刷物）で開示し、学年会員からの問い合わせ対応など、学年データに関する管理責任を委譲する。必要があれば荻村副支部長と協議する。
４　総会開催案内兼会費納入依頼の通知に支部役員名簿（支部ブログに公開中）を同封し、名簿管理体制に関するこれらの経緯を周知する。
５　４の通知書のあて先不明、または脱会・退会等、個々の会員の動向で名簿に反映する事項が出来した場合は学年幹事、荻村副支部長様で協議の上電子データの更新などのメンテを行う。　

<名簿印刷版作成に関する調査2019.12.9.xlsx>

緒方浩二郎　<2019/12/09 10:49>

[堀明子]

緒方 様

先日の電話のメールはこの学年幹事の返信をまとめた賛否の表と私案ですね？
着信当日拝読しております。支部のブログも直ぐに開いて参考意見として見ました。
今回はe-mail環境にある方の意見13人分、学年幹事は50人以上在籍、今回はその一部で早急に確定するものでは無いと思います。
私はe-mail、パソコンを扱う会員はデータでokでも、パソコンを扱わない会員はデータよりも名簿冊子を希望されている方が多くいらっしゃると思うのです。
しかし、先の調査でも述べたように個人情報保護は時代の流れから廃止の方向へ進むのもやむ得ないと思っていますが12月中に廃止の結論を出すのは性急過ぎるのではと思われます。
4年毎の会員名簿改定版発行は既成事実で楽しみにしていらっしゃる方も多いと思います。
繰り返しになりますが今回は例年通り準備して、一方次回幹事会で具体的に意見をまとめて5月30日の総会で「今回を持って会員名簿冊子は個人情報の観点から熟慮の上、廃止する事に致します。」と報告して納得して頂くのが私的には無難で妥当な進め方の様に思います。

事務局長の堀内様から副支部長にと要請をされ名簿担当を引き受けた時、当番幹事の負担を少しでも軽減する事が出来ればと元データ管理を含め責任を持って任務分担の役割りを続けていますので会員名簿改定版廃止後も元データの管理は今まで通り続けて行くつもりですがハッキリ云ってパソコン素人の私には今以上の事を色々云われても良く理解出来ませんので支部役員皆さまの意見を直に聞き共有したい心境です。

荻村 美智子 <2019年12月16日 午前 12:51>

[堀明子]

ご意見多謝。
１　今回のメールによる”会議”で決するよりも次回幹事会での議論で決すべき、というご意見ですが、小生は以下の理由により今回の”メール会議”の方がより多数の方の意見を集約できていると考えます。
現在の役員総数は最長老の今泉顧問～会計監査蒲地様　15名、そのうち13名様にメール配信ができております。
学年幹事は　女29小林様～高45西山様　45名、そのうち30名様にメール配信ができております。
つまり最高決議機関である春秋の常任幹事会メンバー60名中、43名のご意見を伺ったことになります。
それに対して実際に開催する常任幹事会の出席者はせいぜい、20～25名ほどでしょう。
この点で、今回のメール会議は、実際の会議よりも2倍近い方のご意見を伺ったことになり、十分な正当性があると考えます。

２　”集約した結果が13名分と少ない”というご意見ですが、これまでの役員会を振り返ってみると、一つの課題に対して積極的に発言し、ご意見を述べられる方はもっと少ないのではないでしょうか。
メール回答された方は支部運営にも熱心な方々で、おそらくそういう方々は、参加される実際の会議でも発言される方だと思います。
つまり、今回のメール会議は実際の会議での意見の集約方向に近いか、メール配信先が支部役員60名中43名と、役員の７０％に及ぶことから、むしろより広範な意見を集約したことになると考えます。

３　今回までは印刷版を発行して、来年の総会の場で”印刷版発行は今回限り”と宣言するというご提案ですが、上記１，２によって印刷版廃止という方針が正当性を持つのであれば、この結論を来年の総会で皆様にお伝えすることも許されることになりますね。

４　もともと名簿発行中止の最初の問題提起は”ゴルフ武高会”会員名簿発行に関して、”個人情報保護の観点から武高会の名簿は発行しないことにした。同様の措置が支部名簿に関しても検討が必要になりますよ”という、高13坂井様の御助言で、数年前のことにまります。
今春開設した東京支部ホームページ（ブログ）に支部役員名簿を掲載することについて、支部法務担当副支部長原知良様の法務上のご助言を得た際に、”掲載できるのは氏名とせいぜい卒回くらいまでです”という判断をいただき、今の形で公開することになった経緯はご承知のこととと思います。

５　4年ごとの名簿印刷版を心待ちにしている方も多かろう、という荻村様の御心情は小生も十分すぎるほど理解しております。しかし、こういう社会の流れを認識してしまった以上、この流れを座視しているわけにもゆくまい、というのが小生の判断なのです。
そいう中でも、支部の結束を維持・強化するために、何らかの形で名簿データを希望する会員様に提供する方策を探ったのが、先のメールの小生の提案なのです。

６　名簿担当副支部長荻村様の御尽力により、これまでの業者任せの名簿データ管理に比べれば、格段に管理レベルは向上しており、感謝するばかりです。５の小生提案によれば名簿データの問い合わせに対する対処など、荻村様の作業量が過酷になるか、とのご心配に関しては、ゴルフ武高会をはじめ、いただいた13名の方のご意見にあった、他の同窓会・会社OB会の名簿廃止後の実情等を鑑みて、それほどには名簿データに関する問い合わせが殺到するという事態は生じないのではないでしょうか。そしてこれへの対応は各学年幹事様にお任せするというのが小生の提案の一つなのです。

以上、荻村様の御心配にたいして、小生の考えを述べさせていただきました。さらなる論点・ご懸念等がありました遠慮なくお聞かせください。

東京支部長　緒方浩二郎　<2019/12/16, Mon 18:07>

　＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊

現在までの集計結果を添付します。
添付：　結果をまとめた資料　(2019.12.24更新)

[堀明子]

緒方様

支部長の考え方と云わんとする事は理解出来ます。
事務局長も同意見なのでしょうか？(ブログに意見が無いので知りたいです。)
事務局長と合意の上で支部決定とされたなら私としましても支部方針として
従っていく所存ですので事務局長の指示をお待ちします。

荻村 美智子 <2019年12月20日 午後 2:37>

[堀明子]

堀内様、ご意見を表明して下さい。

緒方浩二郎　<2019/12/20, Fri 21:02>

[堀明子]

緒方支部長殿

返信が大変遅くなり申し訳ございませんでした
私の結論としましては、今回まで名簿を発行したい
将来の名簿につきましては、来年の総会の席上、名簿についての説明をし
参加者の承認を得て今後の名簿作成を中止するならば会員全員に告知をする

以上のような結論に至りました
以上であります

堀内　守 < 2019年12月22日 午前 11:03>

[堀明子]

ご意見多謝。
学年幹事以上支部役員による”メール会議”のご意見はすでに取りまとめが終了していましたが、堀内様の御意見もとりまとめ表に追記しました。添付します。
メール会議の経緯は支部ブログにすべて公開しております。ぜひアクセスしてみてください。
この結果、小生の判断としては”名簿印刷版は発行しない。電子データで管理する”を方針としたいと思います。
そこで、個人情報保護を重視する立場に立ちつつ、支部運営の円滑化を維持するために、電子データ管理の具体的な方法について緒方私案として提案したのが先に堀内様、荻村様に配信したメールです。
このメールもブログに公開しておりますので、ぜひ目を通していただき、改良ポイントなどのご意見をいただきたいと思います。
結果を支部長。事務局長・名簿担当副支部長の3名の合意として取りまとめ、再度メール会議にかけ、3月の幹事会で説明、5月の総会で承認を得る、という段取りで進めたいと思っています。
名簿発行に関してはコンプライアンス面、費用面で慎重に検討する必要があるという認識です。どうぞご理解ください。

緒方浩二郎　<2019/12/23, Mon 14:32>

[堀明子]

緒方支部長殿
お世話になっております。
日頃は、東京支部の運営にご尽力いただきまして感謝申し上げます。
年末になり業務がひと段落したということもあり、改めてブログを拝読
いたしました。
忘れていたわけではありませんでしたが、先の幹事会で表題について
直接お話できたこともあり、私の意見を出さないまま時間だけが過ぎて
しまいました。申し訳ございません。
副支部長という立場から、何もコメントをしないままでは無責任では
という自責の思いもあり、お詫び方々連絡をいたしました。
概ね、個人的には荻原副支部長のご意見と同じでございます。
皆様方の名簿発行についてのご意見を拝見しますと、発行する、しないと
対立するものではなく、将来的にはコンプライアンス・費用面で電子データで管理することに対しては、同じ方向性だと感じました。
私の業務でも、電子データ管理しており、必要時に対象者、事業内容など考慮してそれに応じて情報を提供しております。
しかしながら、会員の方より運営費を徴収しているということを考慮しますと、メール会議の結果だけでは一部分の意見になるのではとの危惧もあります。
同じ副支部長という立場から、荻原副支部長のご負担が多くならないことを
望んでおります。
長文になりお詫び申し上げます。
どうぞ良い年をお迎えください。
24回　櫻井裕子　　<2019年12月30日 18:00>　

[堀明子]

あけましておめでとうございます。今年もよろしくお願い致します。
丁寧なご意見ありがとうございます。
メール会議の結果をまとめて、3月の常任幹事会で説明と討議、仕上げた結果を5月の総会で承認いただく、という段取りを考えております。

緒方浩二郎　<2020/1/5, Sun 09:19>

[堀明子]

現在までの集計結果 (2020.1.6現在)
添付：　結果をまとめた資料　(2020.1.6更新)

[堀明子]

同窓会名簿に関して、先に”武陵会本部は名簿作成・配布を取りやめている”という現状をお知らせしましたが、下記2団体についても、電話を介してですが、情報を入手しました。
１　武陵会関西支部　中村支部長　17期学年幹事・井手様
①関西支部会員会員数約1000名強
②名簿データは電子データで事務局管理
③統一名簿は作っていない。学年ごとにプリントアウトし、各学年幹事から会員に配布。
④他学年の会員からの名簿情報問い合わせに対しては応じる用意はある。
⑤今後は、個人情報保護の観点からも、統一名簿作成の計画はない。
２　唐津東高等学校同窓会関東支部　事務局長・青木誠様
①関東地区在住者　約2600名
②関東地区名簿はない。
③同窓会本部で統一名簿を作成しているが、個人情報保護の観点から、個々に名簿掲載の可否を聴き、可とした人のみを掲載している。（歩留まりは不明）

[堀明子]

ご意見多謝。
学年幹事以上支部役員による”メール会議”のご意見はすでに取りまとめが終了していましたが、堀内様の御意見もとりまとめ表に追記しました。添付します。
メール会議の経緯は支部ブログにすべて公開しております。ぜひアクセスしてみてください。
この結果、小生の判断としては”名簿印刷版は発行しない。電子データで管理する”を方針としたいと思います。
そこで、個人情報保護を重視する立場に立ちつつ、支部運営の円滑化を維持するために、電子データ管理の具体的な方法について緒方私案として提案したのが先に堀内様、荻村様に配信したメールです。
このメールもブログに公開しておりますので、ぜひ目を通していただき、改良ポイントなどのご意見をいただきたいと思います。
結果を支部長。事務局長・名簿担当副支部長の3名の合意として取りまとめ、再度メール会議にかけ、3月の幹事会で説明、5月の総会で承認を得る、という段取りで進めたいと思っています。
名簿発行に関してはコンプライアンス面、費用面で慎重に検討する必要があるという認識です。どうぞご理解ください。

緒方浩二郎　<2019/12/23, Mon 14:32>

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