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堀明子
キーマスターご意見多謝。
学年幹事以上支部役員による”メール会議”のご意見はすでに取りまとめが終了していましたが、堀内様の御意見もとりまとめ表に追記しました。添付します。
メール会議の経緯は支部ブログにすべて公開しております。ぜひアクセスしてみてください。
この結果、小生の判断としては”名簿印刷版は発行しない。電子データで管理する”を方針としたいと思います。
そこで、個人情報保護を重視する立場に立ちつつ、支部運営の円滑化を維持するために、電子データ管理の具体的な方法について緒方私案として提案したのが先に堀内様、荻村様に配信したメールです。
このメールもブログに公開しておりますので、ぜひ目を通していただき、改良ポイントなどのご意見をいただきたいと思います。
結果を支部長。事務局長・名簿担当副支部長の3名の合意として取りまとめ、再度メール会議にかけ、3月の幹事会で説明、5月の総会で承認を得る、という段取りで進めたいと思っています。
名簿発行に関してはコンプライアンス面、費用面で慎重に検討する必要があるという認識です。どうぞご理解ください。緒方浩二郎 <2019/12/23, Mon 14:32>
キーマスター同窓会名簿に関して、先に”武陵会本部は名簿作成・配布を取りやめている”という現状をお知らせしましたが、下記2団体についても、電話を介してですが、情報を入手しました。
１ 武陵会関西支部 中村支部長 17期学年幹事・井手様
①関西支部会員会員数約1000名強
②名簿データは電子データで事務局管理
③統一名簿は作っていない。学年ごとにプリントアウトし、各学年幹事から会員に配布。
④他学年の会員からの名簿情報問い合わせに対しては応じる用意はある。
⑤今後は、個人情報保護の観点からも、統一名簿作成の計画はない。
２ 唐津東高等学校同窓会関東支部 事務局長・青木誠様
①関東地区在住者 約2600名
②関東地区名簿はない。
③同窓会本部で統一名簿を作成しているが、個人情報保護の観点から、個々に名簿掲載の可否を聴き、可とした人のみを掲載している。（歩留まりは不明）キーマスター現在までの集計結果 (2020.1.6現在)
添付： 結果をまとめた資料 (2020.1.6更新)キーマスターあけましておめでとうございます。今年もよろしくお願い致します。
丁寧なご意見ありがとうございます。
メール会議の結果をまとめて、3月の常任幹事会で説明と討議、仕上げた結果を5月の総会で承認いただく、という段取りを考えております。緒方浩二郎 <2020/1/5, Sun 09:19>
キーマスター緒方支部長殿
お世話になっております。
日頃は、東京支部の運営にご尽力いただきまして感謝申し上げます。
年末になり業務がひと段落したということもあり、改めてブログを拝読
いたしました。
忘れていたわけではありませんでしたが、先の幹事会で表題について
直接お話できたこともあり、私の意見を出さないまま時間だけが過ぎて
しまいました。申し訳ございません。
副支部長という立場から、何もコメントをしないままでは無責任では
という自責の思いもあり、お詫び方々連絡をいたしました。
概ね、個人的には荻原副支部長のご意見と同じでございます。
皆様方の名簿発行についてのご意見を拝見しますと、発行する、しないと
対立するものではなく、将来的にはコンプライアンス・費用面で電子データで管理することに対しては、同じ方向性だと感じました。
私の業務でも、電子データ管理しており、必要時に対象者、事業内容など考慮してそれに応じて情報を提供しております。
しかしながら、会員の方より運営費を徴収しているということを考慮しますと、メール会議の結果だけでは一部分の意見になるのではとの危惧もあります。
同じ副支部長という立場から、荻原副支部長のご負担が多くならないことを
望んでおります。
長文になりお詫び申し上げます。
どうぞ良い年をお迎えください。
24回 櫻井裕子 <2019年12月30日 18:00>キーマスターご意見多謝。
学年幹事以上支部役員による”メール会議”のご意見はすでに取りまとめが終了していましたが、堀内様の御意見もとりまとめ表に追記しました。添付します。
メール会議の経緯は支部ブログにすべて公開しております。ぜひアクセスしてみてください。
この結果、小生の判断としては”名簿印刷版は発行しない。電子データで管理する”を方針としたいと思います。
そこで、個人情報保護を重視する立場に立ちつつ、支部運営の円滑化を維持するために、電子データ管理の具体的な方法について緒方私案として提案したのが先に堀内様、荻村様に配信したメールです。
このメールもブログに公開しておりますので、ぜひ目を通していただき、改良ポイントなどのご意見をいただきたいと思います。
結果を支部長。事務局長・名簿担当副支部長の3名の合意として取りまとめ、再度メール会議にかけ、3月の幹事会で説明、5月の総会で承認を得る、という段取りで進めたいと思っています。
名簿発行に関してはコンプライアンス面、費用面で慎重に検討する必要があるという認識です。どうぞご理解ください。緒方浩二郎 <2019/12/23, Mon 14:32>
キーマスター緒方支部長殿
返信が大変遅くなり申し訳ございませんでした
私の結論としましては、今回まで名簿を発行したい
将来の名簿につきましては、来年の総会の席上、名簿についての説明をし
参加者の承認を得て今後の名簿作成を中止するならば会員全員に告知をする以上のような結論に至りました
以上であります堀内 守 < 2019年12月22日 午前 11:03>
キーマスター堀内様、ご意見を表明して下さい。
緒方浩二郎 <2019/12/20, Fri 21:02>
キーマスター緒方様
支部長の考え方と云わんとする事は理解出来ます。
事務局長も同意見なのでしょうか？(ブログに意見が無いので知りたいです。)
事務局長と合意の上で支部決定とされたなら私としましても支部方針として
従っていく所存ですので事務局長の指示をお待ちします。荻村 美智子 <2019年12月20日 午後 2:37>
キーマスターご意見多謝。
１ 今回のメールによる”会議”で決するよりも次回幹事会での議論で決すべき、というご意見ですが、小生は以下の理由により今回の”メール会議”の方がより多数の方の意見を集約できていると考えます。
現在の役員総数は最長老の今泉顧問～会計監査蒲地様 15名、そのうち13名様にメール配信ができております。
学年幹事は 女29小林様～高45西山様 45名、そのうち30名様にメール配信ができております。
つまり最高決議機関である春秋の常任幹事会メンバー60名中、43名のご意見を伺ったことになります。
それに対して実際に開催する常任幹事会の出席者はせいぜい、20～25名ほどでしょう。
この点で、今回のメール会議は、実際の会議よりも2倍近い方のご意見を伺ったことになり、十分な正当性があると考えます。２ ”集約した結果が13名分と少ない”というご意見ですが、これまでの役員会を振り返ってみると、一つの課題に対して積極的に発言し、ご意見を述べられる方はもっと少ないのではないでしょうか。
メール回答された方は支部運営にも熱心な方々で、おそらくそういう方々は、参加される実際の会議でも発言される方だと思います。
つまり、今回のメール会議は実際の会議での意見の集約方向に近いか、メール配信先が支部役員60名中43名と、役員の７０％に及ぶことから、むしろより広範な意見を集約したことになると考えます。３ 今回までは印刷版を発行して、来年の総会の場で”印刷版発行は今回限り”と宣言するというご提案ですが、上記１，２によって印刷版廃止という方針が正当性を持つのであれば、この結論を来年の総会で皆様にお伝えすることも許されることになりますね。
４ もともと名簿発行中止の最初の問題提起は”ゴルフ武高会”会員名簿発行に関して、”個人情報保護の観点から武高会の名簿は発行しないことにした。同様の措置が支部名簿に関しても検討が必要になりますよ”という、高13坂井様の御助言で、数年前のことにまります。
今春開設した東京支部ホームページ（ブログ）に支部役員名簿を掲載することについて、支部法務担当副支部長原知良様の法務上のご助言を得た際に、”掲載できるのは氏名とせいぜい卒回くらいまでです”という判断をいただき、今の形で公開することになった経緯はご承知のこととと思います。５ 4年ごとの名簿印刷版を心待ちにしている方も多かろう、という荻村様の御心情は小生も十分すぎるほど理解しております。しかし、こういう社会の流れを認識してしまった以上、この流れを座視しているわけにもゆくまい、というのが小生の判断なのです。
そいう中でも、支部の結束を維持・強化するために、何らかの形で名簿データを希望する会員様に提供する方策を探ったのが、先のメールの小生の提案なのです。６ 名簿担当副支部長荻村様の御尽力により、これまでの業者任せの名簿データ管理に比べれば、格段に管理レベルは向上しており、感謝するばかりです。５の小生提案によれば名簿データの問い合わせに対する対処など、荻村様の作業量が過酷になるか、とのご心配に関しては、ゴルフ武高会をはじめ、いただいた13名の方のご意見にあった、他の同窓会・会社OB会の名簿廃止後の実情等を鑑みて、それほどには名簿データに関する問い合わせが殺到するという事態は生じないのではないでしょうか。そしてこれへの対応は各学年幹事様にお任せするというのが小生の提案の一つなのです。
以上、荻村様の御心配にたいして、小生の考えを述べさせていただきました。さらなる論点・ご懸念等がありました遠慮なくお聞かせください。
東京支部長 緒方浩二郎 <2019/12/16, Mon 18:07>
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現在までの集計結果を添付します。
添付： 結果をまとめた資料 (2019.12.24更新)キーマスター緒方 様
先日の電話のメールはこの学年幹事の返信をまとめた賛否の表と私案ですね？
着信当日拝読しております。支部のブログも直ぐに開いて参考意見として見ました。
今回はe-mail環境にある方の意見13人分、学年幹事は50人以上在籍、今回はその一部で早急に確定するものでは無いと思います。
私はe-mail、パソコンを扱う会員はデータでokでも、パソコンを扱わない会員はデータよりも名簿冊子を希望されている方が多くいらっしゃると思うのです。
しかし、先の調査でも述べたように個人情報保護は時代の流れから廃止の方向へ進むのもやむ得ないと思っていますが12月中に廃止の結論を出すのは性急過ぎるのではと思われます。
4年毎の会員名簿改定版発行は既成事実で楽しみにしていらっしゃる方も多いと思います。
繰り返しになりますが今回は例年通り準備して、一方次回幹事会で具体的に意見をまとめて5月30日の総会で「今回を持って会員名簿冊子は個人情報の観点から熟慮の上、廃止する事に致します。」と報告して納得して頂くのが私的には無難で妥当な進め方の様に思います。事務局長の堀内様から副支部長にと要請をされ名簿担当を引き受けた時、当番幹事の負担を少しでも軽減する事が出来ればと元データ管理を含め責任を持って任務分担の役割りを続けていますので会員名簿改定版廃止後も元データの管理は今まで通り続けて行くつもりですがハッキリ云ってパソコン素人の私には今以上の事を色々云われても良く理解出来ませんので支部役員皆さまの意見を直に聞き共有したい心境です。
荻村 美智子 <2019年12月16日 午前 12:51>
キーマスター荻村様
題記の件、13期～45期の学年幹事様でe-mail環境にある方のご意見を伺いましたところ、現在までに13名の方より回答をいただいております。それぞれ貴重なご意見で、いずれも東京支部ブログに公開しておりますので、ご覧ください。
結果をまとめたものを添付します。
これによりますと、印刷版改訂版を発行するとしても、個人情報保護の観点から”名簿記載の可否を個々の会員に問合せ、可とした方のみ記載する”という手続きが前提というご意見です。そうした場合に、特に若年会員の中には、”記載不可”がかなりの割合になることが予想され、これでは会員の結束を目的とする名簿発行が、かえって分断を助長することになり、ひいては年会費徴収にも悪影響を及ぼす事態になりねないことが危惧されます。
それに対して、各種のこうした私的団体では名簿発行を見合わせるようになっており、名簿廃止後も特に支障を来してはいないという社会の現状に沿って、当支部においても印刷版の発行は廃止、電子データでしっかり管理するという方向で良しとする意見が多数を占めています。
そこで、私案ですが、印刷版発行はやめて電子データ管理と決することとし、下記のような運用ではいかがでしょうか。１ 名簿情報（電子データ）を荻村副支部長様に集中して管理する。支部
２ 名簿情報（電子データ）の開示の要求があった場合には荻村様の判断で対応する。
３ 各学年幹事にはその学年の会員データを電子データ（必要な場合は印刷物）で開示し、学年会員からの問い合わせ対応など、学年データに関する管理責任を委譲する。必要があれば荻村副支部長と協議する。
４ 総会開催案内兼会費納入依頼の通知に支部役員名簿（支部ブログに公開中）を同封し、名簿管理体制に関するこれらの経緯を周知する。
５ ４の通知書のあて先不明、または脱会・退会等、個々の会員の動向で名簿に反映する事項が出来した場合は学年幹事、荻村副支部長様で協議の上電子データの更新などのメンテを行う。<名簿印刷版作成に関する調査2019.12.9.xlsx>
緒方浩二郎 <2019/12/09 10:49>
キーマスター緒方支部長 様
お疲れ様です。
返信が遅くなり申し訳ありません。
名簿発行に賛成致します。
今般の状況からは、逆行することではありますが、同窓生の中だけの配布ですのでいいと思います。
全体の取りまとめに苦慮されると思いますが、あとは支部長に一任致しますのでよろしくお願い申し上げます。上瀧
追記 個人情報云々といいつつ、いろんなポイントカードを持てば、自分で情報を公開しているのと同じと思いますが、名簿とどう違うのでしょうか？って私は思うのでけど。
上瀧 <2019年12月15日 午後 6:11>
キーマスター荻原 様
27回卒 谷口です。
この段階での連絡となりました事、深くお詫び申し上げます。
既に、意見集約も終了している状況にあると思いますが、返信させて頂きます。
個人の立場として応えていいものか、判断に悩みますが、個人的には印刷物名簿の発行は必要無いという考えです。
一方で、これまでの経緯、背景に加え、毎年の総会で配布される名簿を心待ちにしている方もいらっしゃるのではという事などを充分に考慮した上での判断が必要かと考えます。
また、ご連絡頂いている内容にある様に、印刷物、データに関わらず、名前(住所)を出したく無いという方への対応をどうするか大きな課題であると思います。
これ以外にも検討すべき点は多数あると思われ、メールにて回答する事が厳しいというのが正直なところです。
但し、方向としては考えていらっしゃる方向かと思いますし、どこかでの判断は必要かと思います。
結論としては、幹事会の案件として、幹事会に掛け、そこで決定されたものを、最終判断とする。という事かと考えます。
長文の中、求められている回答となっていない点、お詫び申し上げます。
返信遅くなりました事、重ねてお詫び申し上げます。何卒、よろしくお願い申し上げます。
27回卒 谷口 <2019年12月09日 午後 7:22>
キーマスター題記の件、13期～45期の学年幹事様でe-mail環境にある方のご意見を伺いましたところ、現在までに13名の方より回答をいただいております。それぞれ貴重なご意見で、いずれも東京支部ブログに公開しておりますので、ご覧ください。
結果をまとめたものを添付します。
これによりますと、印刷版改訂版を発行するとしても、個人情報保護の観点から”名簿記載の可否を個々の会員に問合せ、可とした方のみ記載する”という手続きが前提というご意見です。そうした場合に、特に若年会員の中には、”記載不可”がかなりの割合になることが予想され、これでは会員の結束を目的とする名簿発行が、かえって分断を助長することになり、ひいては年会費徴収にも悪影響を及ぼす事態になりねないことが危惧されます。
それに対して、各種のこうした私的団体では名簿発行を見合わせるようになっており、名簿廃止後も特に支障を来してはいないという社会の現状に沿って、当支部においても印刷版の発行は廃止、電子データでしっかり管理するという方向で良しとする意見が多数を占めています。
そこで、私案ですが、印刷版発行はやめて電子データ管理と決することとし、下記のような運用ではいかがでしょうか。
１ 名簿情報（電子データ）を荻村副支部長様に集中して管理する。
２ 名簿情報（電子データ）の開示の要求があった場合には荻村様の判断で対応する。
３ 各学年幹事にはその学年の会員データを電子データ（必要な場合は印刷物）で開示し、学年会員からの問い合わせ対応など、学年データに関する管理責任を委譲する。必要があれば荻村副支部長と協議する。
４ 総会開催案内兼会費納入依頼の通知に支部役員名簿（支部ブログに公開中）を同封し、名簿管理体制に関するこれらの経緯を周知する。
５ ４の通知書のあて先不明、または脱会・退会等、個々の会員の動向で名簿に反映する事項が出来した場合は学年幹事、荻村副支部長様で協議の上電子データの更新などのメンテを行う。
添付： 結果をまとめた資料 (2019.12.16更新)
東京支部長 緒方浩二郎 <2019/12/9, Mon 10:49>
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武陵会東京さんがコメントしました。2019年12月6日 16:28
緒方支部長 様同窓会支部総会の運営と改革活動ご苦労様です。
忘年会に参加できず残念でした。ご下問の件、
個人情報公開に関する社会の変化に対応し、名簿発行は逆行の感がございます。
私の関係するすべての団体は、個人保護法制定の時点から、名簿発行は皆無です。
参考になれば幸甚です。坂井勝則 <2019年12月05日 午後 8:17>
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